Como conduzir uma reunião de negócios é uma das principais dúvidas que observo no empreendedorismo. Como fazer a equipe comprar sua ideia, como vender um projeto, como ser estratégico neste comunicação? 10 passos práticos para você:
Preparação da Reunião
#1 Definindo Objetivos
Primeiramente, é crucial estabelecer um objetivo claro para a reunião, alinhando as expectativas e focando a atenção dos participantes.
#2 Comunicando a Pauta
Em segundo lugar, enviar a pauta com antecedência permite que os participantes se preparem mentalmente, potencializando o processo criativo.
Eleve a expectativa dos participantes. Te darei um exemplo que aplico sempre nos treinamentos corporativos: crio um grupo com os participantes e peço para todos se apresentarem e interagirem, e elevo a expectativa do que irão aprender.
Início da Reunião
#3 Introdução Estratégica
Além disso, tenha em mente que seja em uma reunião de negócios, palestras, lives ou vídeos. É na introdução que você irá ganhar a atenção do público. Para isso:
- Fale objetivamente sobre o que irá trabalhar
- Utilize de agrupamento para organizar as ideias
- Tenha energia e postura para se comunicar
#4 Estabelecendo Regras
Posteriormente, definir regras de engajamento claras otimiza a dinâmica da reunião, facilitando uma comunicação eficiente e minimizando mal-entendidos.
Por exemplo: Como a reunião irá funcionar? Que momento abrirá para perguntas? Quanto tempo de duração?
Responda estas perguntas e oriente os participantes da reunião para que sua condução seja efetiva. Outro ponto importante é…
Condução Efetiva
#5 Storytelling e Participação
Por exemplo, utilizar técnicas de storytelling engaja emocionalmente, enquanto promover a participação ativa incentiva o pensamento crítico e a solução colaborativa de problemas.
E ao longo da reunião, você pode utilizar as duas propostas para instigar os participantes. Apenas, seja coerente na organização destas ideias!
#6 Visualização e Pausas
Em seguida, a aplicação de recursos visuais facilita a compreensão rápida, e fazer pausas estratégicas permite que o cérebro dos participantes assimile as informações apresentadas.
Quer um exemplo prático?
Se você irá apresentar algum gráfico, com números e resultados. Como você pensa que será melhor a absorção desta informação? Por imagens ou só falando?
Com certeza a imagem será um ótimo apoio para a compreensão da proposta.
Comunicação e Feedback
#7 Empatia e Gestão de Conflitos
Além disso, praticar empatia e gerenciar conflitos de forma positiva constrói um ambiente de trabalho coeso e inovador. Sempre se coloque no lugar do outro!
#8 Encorajando o Feedback
Por outro lado, encorajar o feedback ativa áreas cerebrais ligadas ao aprendizado e à satisfação, reforçando a motivação e o comprometimento com os resultados da reunião.
Conclusão e Follow-up
#9 Resumo e Documentação
Consequentemente, finalizar com um resumo claro e enviar um follow-up por escrito ajuda na retenção da informação e no alinhamento da equipe.
#10 Avaliação e Ajuste
Finalmente, avaliar a eficácia da reunião e ajustar as práticas conforme necessário demonstra um compromisso com a melhoria contínua e respeito pelas diversas formas de pensar.
Conduzir uma reunião de negócios não é apenas uma questão de logística e planejamento, mas também de compreender profundamente a psicologia e a neurociência por trás da comunicação humana e interação. Lembre-se disso!
E para ir além… Assista:
Gislene Isquierdo / Revisão do texto: Renata Monteiro